Ein neues Werkzeug wirkt in einer Vorführung oft überzeugend, weil es viele Möglichkeiten zeigt. Für die Auswahl ist jedoch wichtiger, ob es die wenigen Aufgaben unterstützt, die im Betrieb tatsächlich regelmäßig anfallen. Schreiben Sie diese Aufgaben auf, bevor Sie Anbieter vergleichen. Sonst wird aus der Auswahl leicht ein Wettbewerb um die längste Funktionsliste.
Beginnen Sie mit einem konkreten Ablauf. Beispielsweise soll eine Person einen Newsletter vorbereiten, eine zweite ihn prüfen und anschließend soll ein Bericht zur Verfügung stehen. Aus diesem Ablauf ergeben sich Anforderungen an Entwurf, Zusammenarbeit, Freigabe und Auswertung. Eine zusätzliche Funktion ist nur dann wertvoll, wenn sie zu einer benötigten Aufgabe gehört.
Anforderungen als prüfbare Sätze formulieren
„Einfach zu bedienen“ lässt sich schwer vergleichen. „Eine neue Kollegin kann einen vorhandenen Entwurf kopieren, Text ändern und zur Prüfung geben“ ist eine testbare Aufgabe. Ähnlich wird aus „gute Berichte“ die Anforderung, einen bestimmten Zeitraum nach einer vereinbarten Kennzahl auszuwerten und das Ergebnis zu exportieren.
Ordnen Sie Anforderungen in notwendig, hilfreich und derzeit nicht gebraucht. Notwendig ist eine Funktion, ohne die der geplante Ablauf scheitert oder eine verbindliche Vorgabe nicht erfüllt wird. Eine optisch ansprechende Zusatzansicht gehört nicht automatisch in dieselbe Kategorie wie Datenexport oder geeignete Zugriffsrechte.
Daten und Zusammenarbeit berücksichtigen
Notieren Sie, welche Daten hineingelangen und welche wieder herauskommen müssen. Prüfen Sie Formate, Pflichtfelder und mögliche Einschränkungen. Ein Export ist erst dann nützlich, wenn seine Inhalte in einem anderen Werkzeug verständlich weiterverwendet werden können. Lassen Sie sich deshalb nicht allein mit dem Wort „Exportfunktion“ zufriedengeben.
Beschreiben Sie die beteiligten Rollen. Wer erstellt Inhalte, wer prüft, wer verwaltet Zugänge und wer sieht Berichte? Ein Werkzeug für eine einzelne Person kann bei mehreren Beteiligten zusätzliche Abstimmung erzeugen. Umgekehrt braucht ein Einpersonenbetrieb nicht automatisch ein komplexes Freigabesystem.
Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen die für den konkreten Einsatz erforderlichen Datenschutz- und Vertragsfragen vor der Nutzung geklärt werden. Eine Werbeaussage des Anbieters ersetzt diese Prüfung nicht. Sammeln Sie offene Fragen und lassen Sie sie von den zuständigen Personen beantworten, statt sie mit einem allgemeinen Häkchen abzuschließen.
Grenzen und Ausstieg mitprüfen
Erfassen Sie Mengenbegrenzungen, Benutzerzahlen, Speicherbedarf und Kosten bei einem realistischen Wachstum. Ein günstiger Einstiegspreis sagt wenig über die Kosten des tatsächlich benötigten Umfangs. Prüfen Sie zudem, welche Arbeit bei einem späteren Wechsel anfällt und welche Daten oder Vorlagen übernommen werden können.
Verwenden Sie dieselben Testaufgaben bei allen ernsthaft betrachteten Werkzeugen. Bewerten Sie das Ergebnis mit kurzen Beobachtungen statt nur mit Punkten. „Export enthält keine benutzerdefinierten Felder“ erklärt eine Einschränkung besser als „drei von fünf Sternen“. Am Ende sollte erkennbar sein, welcher notwendige Ablauf funktioniert, welcher Kompromiss bleibt und warum dieser für den Betrieb akzeptabel ist.
