Eine Kampagnenübergabe ist gelungen, wenn die nächste Person den aktuellen Stand verstehen und eine typische Aufgabe selbstständig ausführen kann. Ein Ordner voller Dateien reicht dafür nicht. Es muss erkennbar sein, welche Version aktiv ist, welche Änderungen nur geplant sind und wo noch eine Entscheidung fehlt.
Beginnen Sie mit einer kurzen Statusnotiz. Nennen Sie Angebot, Zielgruppe, Laufzeit und verantwortliche Person. Ergänzen Sie den letzten bestätigten Stand von Budget, Anzeigen und Zielseiten. Wenn eine Zahl noch vorläufig ist, kennzeichnen Sie sie ausdrücklich.
Aktive Arbeit von Entwürfen unterscheiden
Legen Sie freigegebene Texte und Bilder in einen klar bezeichneten Bereich. Entwürfe können daneben erhalten bleiben, müssen aber als solche erkennbar sein. Dateinamen wie „final-neu-wirklich-final“ erklären weder Freigabe noch Veröffentlichungsstand. Nutzen Sie eine nachvollziehbare Version und dokumentieren Sie, welche Datei tatsächlich verwendet wird.
Bewahren Sie bearbeitbare Ausgangsdateien zusammen mit den exportierten Fassungen auf. Eine Bilddatei für die Veröffentlichung ersetzt nicht immer die Gestaltungsvorlage. Ergänzen Sie nötige Informationen zu Nutzungsrechten und Einschränkungen, damit die nächste Person nicht aus Versehen Material außerhalb des vereinbarten Umfangs wiederverwendet.
Die laufenden Abläufe erklären
Notieren Sie, wohin Anfragen gelangen, wer sie bearbeitet und welche automatische Nachricht ausgelöst wird. Führen Sie offene Angebote oder Kundengespräche nicht in einer öffentlichen Übergabedatei auf; verwenden Sie dafür die geschützten Systeme des Betriebs. Die Übergabe muss den Ablauf erklären, ohne unnötige personenbezogene Kopien zu erzeugen.
Geben Sie außerdem an, welche Berichte regelmäßig erstellt werden und welche Definitionen gelten. Wenn „Anfrage“ in einer Auswertung nur einen Klick auf einen Kontaktlink bezeichnet, muss das sichtbar sein. Sonst übernimmt die nächste Person möglicherweise eine falsche Annahme und vergleicht später unterschiedliche Größen.
Mit einem gemeinsamen Test abschließen
Lassen Sie die übernehmende Person einen veröffentlichten Text finden, die zugehörige Zielseite öffnen und den Kontaktweg testen. Prüfen Sie, ob erforderliche Zugänge vorhanden sind, ohne persönliche Passwörter zu teilen. Ein solcher Durchlauf zeigt fehlende Berechtigungen oder unklare Ablagen schneller als eine lange mündliche Erklärung.
Halten Sie offene Punkte mit Zuständigkeit und Termin fest. Dazu können ausstehende Freigaben, ablaufende Aktionen oder noch nicht abgeschlossene Auswertungen gehören. Bestätigen Sie anschließend den übernommenen Stand und entfernen Sie nicht mehr erforderliche Zugänge nach dem vereinbarten Verfahren. Die Übergabe endet mit einer überprüften Arbeitsfähigkeit, nicht nur mit dem Versand eines Links.
