Ein herunterladbares Briefing kann ein erstes Gespräch vorbereiten. Es sollte nicht verlangen, dass Interessenten bereits eine vollständige Lösung entwerfen. Sein Zweck ist, Ausgangslage, Ziel und wichtige Rahmenbedingungen so zu sammeln, dass beide Seiten gezielter sprechen können.
Beginnen Sie mit der Frage, welche Angaben vor dem Gespräch wirklich helfen. Bei einem Gestaltungsprojekt können vorhandene Materialien, Zielgruppe, gewünschter Einsatz und ein geplanter Termin relevant sein. Eine lange Liste allgemeiner Unternehmensfragen erhöht dagegen den Aufwand, ohne unbedingt die Vorbereitung zu verbessern.
Fragen beantworten lassen, nicht Fachbegriffe prüfen
Formulieren Sie Fragen in der Sprache der Auftraggeber. „Wo soll das fertige Material eingesetzt werden?“ ist leichter zu beantworten als eine unkommentierte Aufforderung zur Definition sämtlicher Kommunikationskanäle. Wenn ein Begriff nötig ist, erläutern Sie ihn kurz und geben Sie ein neutrales Beispiel.
Lassen Sie Unsicherheit zu. Eine Antwortmöglichkeit „Noch offen“ ist ehrlicher als ein Pflichtfeld, in das eine erfundene Zahl eingetragen wird. Kennzeichnen Sie, welche Angaben für das erste Gespräch wesentlich sind und welche später ergänzt werden können.
Fragen Sie nach dem Ausgangsproblem, bevor Sie nach gewünschten Lösungen fragen. „Welche Rückfragen entstehen derzeit häufig?“ kann mehr erklären als „Welche Seiten wünschen Sie?“. Die zweite Frage setzt bereits voraus, dass neue Seiten die passende Lösung sind.
Format und Rückgabe mitplanen
Eine PDF-Datei ist nicht automatisch bequem ausfüllbar. Prüfen Sie, ob Felder tatsächlich bearbeitet und die Antworten gespeichert werden können. Wenn nur ein Ausdruck vorgesehen ist, sagen Sie das ausdrücklich. Bieten Sie die wesentlichen Fragen zusätzlich in einem zugänglichen Textformat an, wenn das Dokument sonst eine unnötige Hürde bildet.
Nennen Sie Dateiformat und Inhalt am Downloadlink. Erklären Sie im Dokument, wie es zurückgegeben werden soll und welche Kontaktadresse dafür gedacht ist. Fordern Sie keine sensiblen Unterlagen an, die für die erste Einordnung nicht erforderlich sind. Für größere oder vertrauliche Dateien kann ein gesondert abgestimmter Übertragungsweg nötig sein.
Mit einem fiktiven Projekt ausfüllen
Testen Sie das Briefing anhand eines realistischen, ausdrücklich erfundenen Beispiels. Wo müssten Sie raten? Welche Frage wiederholt eine vorherige Antwort? Reicht der Platz für einen normalen Satz? Prüfen Sie außerdem, ob lange Eingaben nach dem Speichern vollständig sichtbar bleiben.
Bitten Sie eine unbeteiligte Person, denselben Ablauf ohne Erklärung zu durchlaufen. Das zeigt unklare Begriffe und technische Hindernisse. Versehen Sie die Datei mit einer nachvollziehbaren Version und halten Sie den Download aktuell. Wenn das Briefing geändert wird, muss auch die im Kontaktprozess verwendete Fassung ersetzt werden, damit nicht mehrere widersprüchliche Fragebögen im Umlauf bleiben.
